Руководитель секретариата / Личный помощник

Организация:
 эффективной, бесперебойной, своевременной, качественной работы сотрудников секретариата. Обеспечение действенного контроля надлежащего выполнения сотрудниками секретариата их должностных обязанностей;
 ведения делопроизводства и документооборота Общества, оптимизация и упорядочение документопотоков Общества;
 обеспечения систематизированного алгоритма движения документооборота: оперативный учет приема, регистрации и прохождения служебных, распорядительных документов, доведения документов до исполнителей в установленные сроки;
 проектов организационно-распорядительных документов (приказов по основной и административно-хозяйственной деятельности, личному составу: премирование, депремирование сотрудников; распоряжений, протоколов заседаний, совещаний, регламентов структурных подразделений, организационных схем и структур, и т.д.);
 знание и опытное пользование операционными системами: MS DOS, Microsoft Word,
Microsoft Excel, регистрационная программа «Директуум» «1С Бухгалтерия, версия 7,8 –Предприятие, Кадры»;

 организация и ведение делопроизводства и документооборота Общества, оптимизация и упорядочение документопотоков Общества;
 оперативный и своевременный контроль, учета приема, регистрации, прохождения и своевременного исполнения служебных, распорядительных документов;
 обеспечение действенного контроля надлежащего выполнения сотрудниками канцелярии их должностных обязанностей;
 разработка и внедрение унифицированных прогрессивных технологических систем документации, создание электронной базы документов (в т.ч. нормативных) и электронных журналов регистрации документов;
 разработка и исполнение проектов организационно-распорядительных документов (приказов по основной деятельности, распоряжений, протоколов заседаний, совещаний, регламентов структурных подразделений, организационных схем и структур, и т.д.);
 знание и опытное пользование операционными системами: MS DOS, Microsoft Word, Microsoft Excel, «1С зарплата и управление персоналом 8.2», «1С зарплата и кадры версия 7.7 редакция 2.3».
 организация административно-хозяйственной деятельности организации (анализ конкурентоспособности производителей и поставщиков, аргументированный подбор контрагентов, ведение переговоров для заключения взаимовыгодных договоров поставок логотипной продукции, печатной продукции, стендов, рекламы; контроль своевременности исполнения заключенных договоров.
 координация работы транспортной службы (организация и контроль своевременного осуществления трансферов для гостей комплекса и сотрудников);
 контроль бюджета за рациональным расходованием материалов и средств, выделяемых для жизнедеятельности офисов компании.
 Оказание помощи сотрудникам в рамках своих полномочий.

 ведение кадрового делопроизводства (формирование и ведение личных дел сотрудников, прием, увольнение, перевод, оформление командировочных удостоверений, отпуск, оформление трудовых договоров, дополнительных соглашений, штатных расписаний, графиков отпусков, командировочных удостоверений, заполнение, учет, хранение и выдача трудовых книжек, своевременное внесение записей на основании распорядительной документации, заполнение листков нетрудоспособности,
 работа с кадровыми базами данных («1С зарплата и управление персоналом 8.2», «1С зарплата и кадры версия 7.7 редакция 2.3»,);
 своевременное предоставление заполненных форм отчетной документации территориальному военкомату.
 нормативное обеспечение кадровой деятельности (составление и ведение локальной документации, разработка и корректировка должностных инструкций, положений структурных подразделений организации);
 подбор персонала: составление вакансий по заявкам от руководителей подразделений; активный поиск соискателей, приглашение соискателей на собеседование; проведение первичных собеседований.

 ведение кадрового делопроизводства и документооборота Общества в полном объеме в соответствии с ТК РФ:
 учета личного состава организации в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации -прием, увольнение, переводы;
 оформление трудовых договоров и доп. соглашений, договоров о полной и/или индивидуальной материальной ответственности;
 заполнение, учет, хранение, выдача трудовых книжек; ведение журнала движения трудовых книжек;
 заполнение и ведение личных карточек формы Т-2, формирование и ведение личных дел работников, внесение в них изменений, связанных с трудовой деятельностью;
 оформление листков нетрудоспособности, подсчет страхового стажа;
 ведение учета предоставления отпусков работникам, осуществление контроля за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков, командировочных удостоверений; дисциплинарных взысканий, поощрений;
 ведение журналов учета кадровой документации;
 оформление страховых полисов обязательного медицинского страхования,
 выдача различных кадровых справок и заверенных копий документов.
 работа в программах: —«1С зарплата и управление персоналом 8.2», «1С зарплата и кадры версия 7.7 редакция 2.3», контроль своевременного обновления и пополнения программы.

 организация и ведение делопроизводства и документооборота Общества, оптимизация и упорядочение документопотоков Общества;
 оперативный учет приема, регистрации и прохождения служебных документов и личных заявлений, составление деловых писем, распорядительных документов, составление и согласование проектов приказов, своевременный контроль исполнения оформленных распорядительных документов, обеспечение сохранности документации, отбор, формирование и хранение документов в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, архивация документов;
 подготовка заседаний и совещаний, деловых встреч; ведение, оформление, рассылка протоколов, контроль за их исполнением;
 организационное и информационное обеспечение деятельности руководителя в офисе и за его пределами; планирование рабочего дня руководителя, организация и координация работы сотрудников приемной генерального директора,приема посетителей;
 подготовка, оформление и учет документации: хозяйственных и гражданско-правовых договоров, табелей учета рабочего времени; формирование отчетов по списанию ТМЦ, почтовых расходов, общей подписки периодических изданий;
 знание и опытное пользование операционными системами: MS DOS, Microsoft Word, Microsoft Excel, 1С: Предприятие;
 Координирование и контроль рационального использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов фирменного магазина «Плаза». Анализ результата продаж и качества обслуживания покупателей, разработка и проведение мероприятий по повышению качества торгового процесса. Ведение переговоров, контроль поставки, заказов и реализации товаров. Оформление договоров поставки, купли продажи, комиссии. Принятие решений о назначении, перемещении и освобождении от занимаемой должности продавца магазина. Принятие мер поощрения и наложения взыскания при нарушении производственной и трудовой дисциплины.