Помощник руководителя, офис-менеджер

Выполнение работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности отдела; выдача необходимой справочной информации по базе зарегистрированных документов, относящихся к деятельности отдела; подготовка по указанию начальника отдела проектов отдельных приказов по основной деятельности, распоряжений, справок, писем и т.д.; подготовка документов и материалов, необходимых для работы отдела; ведение учета, рассмотрения и подготовки поступающей корреспонденции для предоставления начальнику отдела; ведение приема и хранение документов, степень важности которых определена начальником отдела; организация материально-технического обеспечения работы отдела; осуществление деловой переписки в соответствии со своей компетенцией; выполнение приказов, распоряжений начальника отдела, а также выполнение отдельных поручений своего непосредственного руководителя в пределах своих должностных обязанностей; выполнение требований документации СМК, участие в проведении внутренних проверок СМК в соответствии с планом-графиком; выполнение Политики в области качества в пределах своих полномочий.

Регистрация и отправка (посредством факсимильной связи, электронной почты, почты России, Экспресс доставки) исходящей документации, получаемой от служб и подразделений предприятия; осуществление приема и регистрации входящей и исходящей корреспонденции, а также служебных записок, заявлений, их распределение по структурным подразделениям; ознакомление сотрудников предприятия с приказами и распоряжениями по основной деятельности и размещение на внутреннем портале организации; подготовка по указанию управляющего директора проектов отдельных приказов по основной деятельности, распоряжений, справок, писем и т.д.; подготовка списков лиц, участвующих в совещаниях управляющего директора, оповещение их, обеспечение доведения необходимой информации до участников совещаний; контроль исполнения решений протоколов, размещение их на внутреннем портале организации; ведение учета, рассмотрения и подготовки поступающей корреспонденции для предоставления управляющему директору на утверждение и подписание; организация материально-технического обеспечения работы руководителя в том числе обеспечение телефонного обслуживания (в том числе прием и переадресация входящих телефонных звонков); оформление заявок на приобретение авиа, ж/д билетов для руководителей подразделений и работников предприятия на основании командировочных удостоверений; бронирование мест в гостиницах; предоставление необходимой справочной информации по базе зарегистрированных документов; подготовка документов и материалов, необходимых для работы директоров по направлениям; осуществление деловой переписки в соответствии со своей компетенцией; кадровое делопроизводство (ведение личной карточки, оформление командировочных удостоверений, приказы по личному составу).

Прием и распределение телефонных звонков;
прием и распределение входящей и исходящей корреспонденции;
ведение документооборота;
решение организационных вопросов, связанных с внутренней деятельностью офиса (заказ канцтоваров, чая/кофе, заправка картриджей для оргтехники и пр., поддержание резерва);
бронирование билетов, гостиниц;
сбор и предоставление необходимой информации;
выполнение поручений руководителей, ведение протокола собрания.

Приём и распределение звонков, регистрация и ведение внутренней документации, обеспечение офиса канц.товарами, хоз.товарами и водой, приём и отправка корреспонденции, работа с оргтехникой, выполнение поручений руководителя и бухгалтерии, работа с транспортными компаниями (отслеживание грузов).

Работа с документацией, ведение кадров, регистрация исходящей корреспонденции, работа с оргтехникой (факс, ксерокс, принтер, сканер), деловая переписка с иностранными партнерами на английском языке, перевод деловой переписки с английского на русский и с русского на английский, телефонные переговоры с иностранными партнерами, заказ канцтоваров, заказ воды, бронирование билетов и гостиниц, прием и распределение входящей корреспонденции, оформление командировочных документов, кадровое делопроизводство.