Специалист по делопроизводству, офис-менеджер

- обеспечение жизнедеятельности Компании;
- административно – хозяйственное обеспечение (закупка мебели, канцелярских и хозяйственных товаров, воды, продуктов и т.д.);
- работа с поставщиками (заказ необходимых товаров, проведение тендеров, заключение договоров, заведение счетов на оплату в 1С УПП, SAP, контроль оплаты счетов);
- заказ корпоративного такси;
- отслеживание перерасхода лимита мобильной связи;
- организация работы водителя и уборщицы;
- контроль за работой клининговой компании, (дворник, уборщицы).

-организация работы по делопроизводству в целом по компании;
-обеспечение контроля над своевременным приемом, регистрации, учета, хранения и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, оперативного поиска и выдачи информации;
-оформление и регистрация командировочных удостоверений (бронь, покупка «АВИА» и «Ж/Д» билетов).;
-организация контроля над сроками исполнения документов (поручений), регулирование хода исполнения документов;
- отправка корреспонденции через ПО;
- оформление Свидетельств о членстве, Свидетельств о допуске;
- организация и контроль порядка в офисе(заказ канц. товаров, воды).

- организация работы по делопроизводству в целом по компании;
- оперативная организация движения документов (документооборот);
- организация предварительного рассмотрения документов, поступающих в адрес компании (командирской почтой, ч/з почтовое отделение, эл. почту, нарочным);
- обеспечение своевременного предоставления документов на рассмотрение Генеральному директору;
- обеспечение контроля над своевременным приемом, регистрации, учета, хранения и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, оперативного поиска и выдачи информации;
- оформление организационно-распорядительных документов (приказы, распоряжения);
- ведение и использование баз данных, обеспечивающих регистрацию, учет, контроль приказов, распоряжений компании;
- проверка качества оформления документов, представляемых для доклада Генеральному директору;
- организация контроля над сроками исполнения документов (поручений), регулирование хода исполнения документов;
- ведение аналитической работы по результатам контроля исполнения документов (поручений) и информирование руководства компании о результатах исполнения документов (поручений) и исполнительской дисциплине;
- подписание документов, согласно Доверенности;
- заверка копий документов;
- планирование работы отдела;
- ведение протоколов совещаний, созываемых Генеральным директором;
- организация подготовки заседаний Тендерной комиссии: оформление соответствующих документов (оценочные таблицы, сравнительные таблицы претендентов, карточка тендера, протокол), ведение и оформление протоколов;
- организация разработки сводной номенклатуры дел компании;
- разработка инструктивных и методических документов по делопроизводству.

- обеспечение четкой организации делопроизводства, координирование деятельности в документационном обеспечении;
- организация контроля над своевременным исполнением документов, поставленных на контроль, в соответствии с резолюцией руководства;
- составление писем, запросов и прочих документов;
- составление плана работ службы;
- внесение заявок на расходование денежных средств в систему бюджетирования;
- составление заявок, получение и распределение канцелярских принадлежностей для сотрудников всей компании;
- организация контроля и отчет по использованию лимитов мобильной связи;
- разработка номенклатуры дел в службе;
- выполнение поручений начальника службы.

- прием и проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись;
- ведение делопроизводства: составление писем, запросов и прочих документов, подготовка проектов докладов, отчетов и других материалов, необходимых для работы руководителя;
- внесение заявок на расходование денежных средств в систему бюджетирования;
- контроль исполнения работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;
- прием и передача сообщений по каналам связи (факс, e-mail и.д.);
- обеспечение канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих эффективной работе руководителя;
- организация и координация встреч руководителя, разработка наиболее рационального порядка;
- подготовка совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация);
- организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений сотрудников;
- исполнение личных поручений (заказ билетов, бронирование гостиниц и т.д.).