Офис-менеджер

Проезд по торговым точкам, предложение товара, ведение переговоров, заключение сделки по продажам, презентация продукции, сбор дебиторской задолженности.

Обеспечение жизнедеятельности офиса:
• прием и распределение входящих звонков
• встреча посетителей, организация встреч
• обеспечение общего делопроизводства офиса (обработка входящей/исходящей корреспонденции, регистрация документов, обмен документацией и МЦ между подразделениями компании посредством внутренней логистики)
• приём и отправка документов по факсу
• заказ канцтоваров, хозтоваров, заказ питьевой воды, заказ талонов на питание, заказ и учёт выдачи бумаги и канцтоваров
Организация командировок директора и сотрудников компании
• поиск оптимальных условий, согласование с заказчиком, бронирование билетов, гостиниц,
• оплата, отчётность в бухгалтерию
Управление информацией и внутренними коммуникациями
• работа с внутрикорпоративным информационным ресурсом (ведение и обновление базы контактов (сотрудники, партнёры, клиенты, поставщики)
• рассылка информационных писем о днях рождениях сотрудников, магазинов, филиалов
• рассылка напоминаний по внутренним конкурсам, подсчёт их результатов
• поиск и систематизация информации по запросу директора по персоналу
• подготовка отчётности для директора по персоналу
• подготовка переговорной к проведению еженедельной планёрки директоров
Ассистирование по HR-функциям
• участие в подборе персонала на вакансии офиса (размещение вакансий, обработка входящих звонков, созвон с кандидатами, отобранными директором по персоналу, приглашение на собеседование, подготовка информационных писем о выходе новых сотрудников)
• участие в адаптации сотрудников офиса (награждение по прохождению исп. срока)
Ассистирование директора
• выполнение личных поручений
• поиск информации, подготовка презентаций
• отчетность по командировкам и представительским расходам директора.
Бюджет
• формирование нормативов по расходам на командировки (проезд, проживание), канцтовары, хозтовары и контроль соблюдения