Офис-менеджер

Работа с входящей и исходящей корреспонденцией;
подготовка проектов распорядительной, информационно-справочной документации (приказы, письма, распоряжения) и хранение документной информации по нескольким организациям;
регистрация, учёт, хранение, формирование дел;
приём телефонных звонков; разрешение спорных вопросов, конфликтных ситуаций;
помощь юристу: редактирование договоров, дополнительных соглашений, исковых заявлений, апелляционных жалоб; составление судебных доверенностей;
помощь начальнику отдела кадров: подготовка документов к проверкам трудовой инспекции, военкомата, составление документов для заключения договоров с организацией, занимающейся автоматизацией процесса сдачи отчетности в контролирующие государственные органы;
выполнение поручений директора;
организация совещаний, проводимых директором, встречи посетителей и гостей директора;
заказ воды, канцтоваров, мебели по мере необходимости

Оформление приема, перевода и увольнения работников;
формирование и ведение личных дел работников, внесение изменений, связанных с трудовой деятельностью;
заполнение, ведение, учет и хранение трудовых книжек, выдача справок о трудовой деятельности работников;
ведение учета предоставления отпусков работникам;
внесение предоставленных директорами магазинов табелей учета времени в 1С;
составление отчетности о работе с кадрами

Формирование и фильтрация базы клиентов в 1С;
контроль работы торговых специалистов (3 человека), еженедельные отчеты об их работе генеральному и региональному директору;
оформление документов, необходимых для оперативной работы менеджеров (паспорт сделки по отгрузке и выплатам проектировщикам, транспортные распоряжения, агентские договоры);
отслеживание сроков поставок продукции, контроль за исполнением договора по выплатам агентских вознаграждений проектировщикам;
взаимодействие с клиентами (получение от клиента информации, оповещение о наличии товара на складе и готовности к отгрузке);
организация отгрузки товара, работа с транспортными компаниями;
своевременное предоставление бухгалтерской документации в центральный офис в электронном и бумажном виде;
ведение табеля учета времени;
организация командировок непосредственного руководителя;
приобретение офисной мебели, канцтоваров, своевременный заказ воды;
оперативное решение проблем с работой технических систем офиса.
Изучила весь ассортимент продаваемой продукции (промышленная вентиляция) за 2 недели, научилась подбирать оборудование с помощью специализированной программы с дальнейшим выводом данных в коммерческом предложении. Под моим контролем менеджеры выполняли планы по встречам, звонкам и продажам.

Работа с входящей и исходящей корреспонденцией;
приём документов и личных заявлений на подпись директора;
подготовка проектов распорядительной, информационно-справочной документации (приказы, письма, распоряжения) и хранение документной информации;
регистрация, учёт, хранение, формирование дел;
приём телефонных звонков; разрешение спорных вопросов, конфликтных ситуаций;
организация получения корреспонденции;
работа в 1С: Торговля и склад, 7.7 (счета, накладные, счета-фактуры);
печать служебных материалов, введение информации в банк данных;
оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;
подготовка документов к проверкам государственных служб надзора;
формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив;
подготовка совещаний, проводимых директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
организация встречи посетителей и гостей директора;
обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ воды, канцтоваров по мере необходимости;
поиск информации для директора в интернете, уточнение по телефону

Первичная консультация клиентов;
работа с документацией, организация и документальное сопровождение заказов, необходимых для бесперебойной работы офиса;
подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя;
подготовка совещаний, встреч директоров филиалов банка;
доведение до сведения сотрудников ККО информации от руководителей;
своевременный сбор бухгалтерской документации;
обеспечение обменом информации с главным офисом;
организация рабочих мест сотрудников, прием/увольнение, организация служебных командировок

Прием и распределение входящих звонков, исходящие звонки;
сотрудничество с рекламными агентствами и типографиями, обеспечение офиса канцелярскими принадлежностями;
разработка анкет для слушателей учебных курсов;
координация работы учебных курсов, консультирование по вопросам обучения