Офис менеджер

-консультирование по вопросам сдаваемых помещений в аренду (площади, ставки, условия и т.д.).
-составление графиков отпусков, смен, администраторов БЦ.
-работа с агентствами недвижимости (договора).
-осуществление общего руководства деятельностью Административного персонала, организация, координирование и контроль его деятельности;
- определение объема и характера информационных ресурсов;
-контроль исполнения приказов, распоряжений и указаний руководства
-контроль выполнения работниками Административного персонала своих должностных обязанностей и правил внутреннего распорядка;
-прием к своему производству часть документов, поступающих из сектора делопроизводства, изучение их, подготовка доклада, выполнение полученных указаний;
-организация своевременного рассмотрения и подготовка доклада руководству о поступающих документах;
-осуществление регистрации входящих / исходящих документов;
-осуществление контроля за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки и в установленном порядке, за правильность оформления документов, представляемых на подпись руководству.

-Обеспечение компании расходными материалами и иными ТМЦ, необходимыми для работы компании
-Осуществление подготовки документов, информации, необходимых для работы компании и текущего решения задач
-Контроль предоставленных авансовых отчётов и путевых листов сотрудниками компании (торговые представители, мерчендайзер)
-Составление маршрута для Торговых представителей
-Обеспечение постоянного, необходимого остаток ТМЦ на складе, дозаказ ТМЦ
-Осуществление всех операций по управлению складом, материальная ответственность за сохранность ТМЦ.
- Участие в организации и обеспечении логистики по территории РФ.
-Предоставление непосредственному руководителю отчётов о:
- план расходов по компании (еженедельно);
- оформление сводных планов и отчётов по работе торговых представителей, мерчендайзеров;
- прочие необходимые отчёты по запросы непосредственного руководителя.
- участие в организации и проведении BTL-мероприятий.
-Предоставление в финансовую службу авансовых отчётов и путевых листов сотрудниками компании с первичной обработкой.
-Предоставление в финансовую службу первичных бухгалтерских документов:
- Товарные накладные
- Отчёты комиссионера
-Предоставление руководителю следующих документов:
-Табель рабочего времени по сотрудникам в электронном / печатном виде;
-План предстоящих расходов на неделю в электронном / печатном виде;
-Реестр счетов.
-Выполнение работы по ведению делопроизводства (документооборот) компании.
-Организация подготовки документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса.
-Оказание работникам офиса помощи в разрешении возникающих в ходе работы проблем, прием мер по предупреждению конфликтных ситуаций.
-Координация завершения работы офиса и подготовки к новому рабочему дню (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.).
-Разработка и ведение бюджета расходов на офисные нужды.
-Организация обеспечения офиса расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализ и определение потребностей в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составление плана на канцтовары, расходные материалы и др., проверка наличия канцтоваров и расходных материалов; анализ предложений, структуру цен, системы скидок; обеспечение размещения заказа у поставщиков; заключение договоров).
-Определение порядка получения товарно-материальных ценностей, оформление доверенностей, организация платежей за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса, оформление платежных документов.
в области автоматизации систем управления
-выписка ТТН (счета, счет-фактур).
-Ежедневное выполнение ввода данных в базу CRM по компании:
- Расход материалов (выдача торговому персоналу)
- Контрагенты
- Возвратные документы
- Отчёты комиссионера
- Приходно-кассовые ордера
-Оказание сотрудникам компании помощи (консультации) в разрешении, возникающих в ходе работы, вопросов.
-Осуществление контроля над исполнением поставленных задач в «Мега - плане» по сотрудникам компании
-Контроль соблюдения сотрудниками компании Правил Внутреннего Трудового Распорядка, трудовой дисциплины