Секретарь, помощник руководителя, офис-менеджер

Делопроизводство, документооборот.
Регистрация входящей, исходящей, внутренней документации.
Работа с оргтехникой (прием и отправка факсов, сканирование и ксерокопирование документов).
Обеспечение функционирования офиса (заказ канцтоваров, расходных материалов и т.д.).
Выполнение поручений руководителя.
Организация совещаний, переговоров.
Оформление и ведение архива.
Кадровое делопроизводство - прием, увольнение, отпуска, контроль графика отпусков, табели, личные карточки, приказы по основной деятельности, оформление командировок, в том числе заказ билетов/гостиниц, поиск сотрудников (размещение вакансий на сайтах по поиску персонала).
• Прием/отправка корреспонденции - взаимодействие с курьерскими службами, отправка через Почту России, регистрация всей корреспонденции в журналах.
• Жизнеобеспечение офиса: заказ канцелярии, воды, пропусков, контроль состояния оргтехники.
• Поездки по поручению (банк, передача документов)
• Встреча гостей директора.
Составление внутренних приказов и распоряжений,
• Прием посетителей;
• Прием и распределение входящих звонков
• Заказ билетов и бронирование гостиниц для сотрудников во время командировки;
• Заказ канцтоваров для офиса;
• Ведение календаря руководителя, календаря памятных дат и дней рождения;
• Ведение корпоративной адресной книги;
• Ведение протоколов совещаний;
• Выполнение отдельных служебных поручений руководителя.

Работа с документами (информационно-документационное обслуживание):
прием и проверка правильности оформления, подготовленных проектов документов, передавае-мых руководителю на подпись, качественное их редактирование, прием поступающей на рассмотре-ние руководителя корреспонденции и последующая передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо под-готовки ответов, ведение делопроизводства: составление писем, запросов и прочих документов, подготовка проектов докладов, отчетов и других материалов, необходимых для работы руководителя, формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив, оперативное хранение документов в ходе исполнения и до передачи в архив, контроль исполнения работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль, ведение контрольно-регистрационной картотеки.
Работа с мини АТС, прием и передача сообщений по каналам связи (факс, e-mail и тому подобное), ограждение руководителя от ненужных посетителей и звонков, самостоятельное принятие решений по переадресации и завершению звонков, обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе, организация и координация встреч руководителя, разработка наиболее рационального порядка и процедуры работы начальника, подготовка заседаний, советов и других совещаний, проводи-мых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов совещаний, организация приема посетите-лей, встреча гостей, организация фуршетов и корпоративных мероприятий (помощь в проведении), содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников, обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ воды, расходных материалов и канцтоваров), исполнение личных поручений руководителя

Работа с организационно-распорядительными документами. Ведение телефонных переговоров (прием и распределение входящих звонков), деловой переписки (бумажной и электронной, отправление и прием факсов), регистрация входящей и исходящей документации. Контроль исполнения поручений руководителя.
Организация бизнес-поездок руководителя (визы, гостиницы, билеты и пр.), сопровождения руководителя в командировках. Встреча и размещение гостей, организация банкетов, фуршетов и корпоративных мероприятий (помощь в проведении). Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ воды, расходных материалов и канцтоваров). Выполнение прочих
поручений руководителя.
Работа с организационно-распорядительными документами. Ведение телефонных переговоров, деловой переписки (бумажной и электронной). Ведение табеля учета рабочего времени, графика отпусков. Подготовка и обработка входящей и исходящей корреспонденции (включая документацию, содержащую секретную информацию). Контроль исполнения поручений руководителя. Ведение протоколов совещаний. Организация бизнес-поездок руководителя (визы, гостиницы, билеты и пр.). Взаимодействие с органами внутренних дел и полицией для обеспечения безопасности организации