Помощник руководителя / Секретарь

Разработка и внедрение проектной деятельности по стандартам ФГОС.
Участие во Всероссийских конкурсах.

• прием документов и личных заявлений на подпись руководителю;
• ведение деловой переписки, работа с документами ( печать, копирование, сканирование и т.д.)
• проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководству на подпись;
-Прием и распределение входящих звонков;
-Встреча и прием посетителей (чай/кофе);
-Планирование и организация рабочего дня руководителя;
-Организация деловых поездок руководителя (бронирование билетов и гостиниц, визовая поддержка);
-Организация встреч, командировок, переговоров, совещаний,
-Подготовка документов для совещаний, переговоров и встреч;
• обеспечение жизнедеятельности офиса и руководителя: обеспечение канцтоварами, расходными материалами;
• выполнение поручений руководителя;
- Организация приема посетителей, как штатных работников, так и VIP-персон. Выполнение отдельных служебных поручений своего непосредственного руководителя. Поздравление партнёров с праздниками, организация деловых приёмов, обедов и ужинов (в офисе, в ресторане), встреча и распределение гостей из других городов.

В подчинении 2 человека: уборщица офиса, водитель.
Контроль занятости и передвижения водителя руководителей.

• Заказ билетов для руководителя и директоров, стыковка рейсов, организация встречи;
• Обеспечение сохранности проходящей служебной документации, и ее своевременная архивация;
• Сбор, переработка и подготовка запрашиваемой информации в виде аналитических записок;
• Административно-хозяйственное обеспечение руководителя;
• Организация проведения съемочного дня и записи телепередачи «Право знать». Встреча гостей из государственных органов как : Мэрия, УГИБДД ГУ МВД РФ, ГКУ НСО ТУАД, Общественная палата Новосибирской области, Следственный комитет РФ, ГУ МЧС России.
• Планирование рабочего дня 2-х руководителей. Ведение электронного календаря
• Отслеживание и контроль прибытия посетителей на встречи с руководителями. Планирование и перенос, если требуется, совещаний как плановых, так и неплановых.
• Плотная работа с курьером фирмы: передача документов для бухгалтерии и дочерних предприятий, приём и передача писем для дочерних предприятий, как заказных, так и внутренних. Отслеживание и путь документов для конечного исполнения.
• Обеспечение комфортного рабочего времени руководителя (кофе, чай, обед; кофе-брейки.
• Делопроизводство, деловая переписка, приём документов на подпись и распределение по отделам; отслеживание принятия во внимание исправлений;
• Совместный контроль со специалистами за техническим состоянием здания и офиса: наличие отопления, горячей и холодной воды, электричества; рабочее состояние эл. приборов, розеток, дверей; чистота уличного входа и крыши (в зимнее время) и прочее

В подчинении 3 человека: секретарь, уборщица, водитель.
Причина увольнения: окончание трудового контракта по замене сотрудника, ушедшего в декрет.

• Делопроизводство. Приём поступающей на рассмотрение руководителя документации, корреспонденции из разных отделов организации, а также сторонних предприятий и третьих лиц. Передача в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
• Встреча VIP-гостей. Строгий контроль прихода посетителей в приёмную.
• Административно-хозяйственное обеспечение руководителя и приёмной.
• Ведение табеля учёта рабочего времени, работающих в приёмной, а также личной охраны.
• Планирование рабочего дня руководителя. Ведение трёх календарей, в том числе и электронного (отражение всех изменений в телефоне).
• Поздравление партнёров, первых лиц города, друзей, коллег. Контроль мероприятий. Организация фуршета вне офиса. Подбор ресторана, музыкального сопровождения, меню и пр.
• Визовая поддержка. Приобретение и бронирование авиа и жд билетов в различные направления. Заказ гостиницы должного уровня.
• Обеспечение комфортного рабочего времени руководителя (кофе, чай, обед; кофе-брейки)

В подчинении уборщица помещений.

• Делопроизводство в полном объеме. Архивирование. Входящая и исходящая документация, как в письменном, так и в электронном виде. Составление писем в разрешительные органы (Администрация центрального района, Мэрия города Новосибирска, СИБЭКО, ЭНЕРГОСБЫТ и пр.), составление приказов, ведение табеля рабочего времени руководства компании и обслуживающего персонала.
• Встреча VIP-гостей. Организация доставки от аэропорта, вокзала до гостиницы. Расселение, обеспечение транспортом, экскурсии по городу (магазины, театры, достопримечательности, рестораны, ночные развлекательные заведения). Заказ конференц-зала, курирование Совета директоров, обеспечение комфортного проведения данного мероприятия (наличие канцелярии, принтера, интернета, телефонов, кофе-брэйк).
• Сбор информационных потоков, обработка и внедрение в работу. Соблюдение информационной конфиденциальности.
• Взаимодействие со всеми отделами и специалистами холдинга, а также с директорами филиалов.
• Базовые знания первичной бухгалтерии.
• Составление и заключение договоров.
• Подготовка документов и материалов по запросу руководителя, а так же поиск, систематизация, анализ информации.
Проведение детских музыкальных фестивалей городского значения от начала и до конца, курирование семинара театральных технологий в рамках Сибирского Театрального Форума в Новосибирске. Полное взаимодействие с руководством театра Оперы и Балета, Новосибирской Филармонии для проведения данных мероприятий.
• Направление реклама и пиар. Составление бюджета на год, внедрение новых технологий, разработка макетов в печатные издания, как рекламного характера, так и продвижения магазина и сети в целом (глянцевые журналы, например «Собака.ру). Взаимодействие с телевизионными и радиоканалами, как для размещения видеороликов, музыкальных роликов так и для включения нашего мероприятия в новостные блоки. Проведение и курирование афтограф-сессии приезжающих артистов Российской эстрады. Проведение рекламных акций (печать раздаточного материала, выдача призов и пр.) Написание информационных статей в журнал, написание PR-материалов (новости, интервью)

В подчинении 2 человека: уборщица помещений, водитель.
Функции:
• Делопроизводство в полном объеме, деловая переписка, приём документов на подпись;
• Протоколирование совещаний, ведение протокола на собраниях Совета директоров и на собраниях Акционеров, обработка протокола;
• Планирование рабочего дня руководителя, участие в деловых командировках;
• Прием гостей, организация переговоров, проведение VIP- мероприятий как в офисе, так и за его пределами (кол-во участников не ограниченно);
• Встреча и сопровождение VIP гостей,
• Туристическая и визовая поддержка (бронирование гостиниц, заказ билетов);
• Опыт сбора и обработки информации, написания информационных обзоров.
• Работа в приёмной двух руководителей (собственников) разных направлений.
• Выполнение личных поручений руководителя, организация совещаний, поздравления деловых партнёров, ведение деловой переписки и прочее

В подчинении 3 человека: 2 уборщика помещений, водитель.
Функции:
Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
• Приём поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
• Ведение делопроизводства, выполнение различных операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Приём документов и личные заявления на подпись руководителя. Составление документов и материалов, необходимых для работы руководителя.
• Отслеживание за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение их качественного редактирования.
• Организация приема посетителей, как штатных работников, так и VIP-персон. Выполнение отдельных служебных поручений своего непосредственного руководителя. Поздравление партнёров с праздниками, организация деловых приёмов, обедов и ужинов (в офисе, в ресторане), встреча и распределение гостей из других городов.

В подчинении уборщица помещений.

Функции:
• Встреча посетителей, приём звонков, составление рабочего дня руководителя, приобретение билетов на самолёт, поезд, оформление загран. паспорта, ---приобретение подарков для друзей и партнёров, деловая переписка.
-администрирование офиса
-контроль за сроками исполнения приказов и распоряжений по организации
-оперативное и качественное решение административно-хозяйственных вопросов
-формирование почтовых отправлений, взаимодействие с курьерскими службами
-прием-распределение звонков и посетителей
Оперативный и качественный поиск и структурирование необходимой информации по запросу руководителя.
Ведение переписки, подготовка корреспонденции, в том числе аналитических и информационных материалов.
Организация и проведение встреч, переговоров, конференц –коллов.
Взаимодействие с контрагентами и подрядчиками. Контроль за соблюдением договорных обязательств.

Причина увольнения: ликвидация предприятия

В подчинении 4 человека: 2 администратора, менеджер, уборщица помещений.
Функции:
• Заключение договоров с арендаторами, контроль оплаты аренды, контроль взаимодействия арендаторов и разрешительных служб.
• Составление приказов, проведение совещаний, работа с разрешительными документами, участие в тендерах, контроль за работой технических служб. Участие в конкурсах разного направления .
• Наложение штрафных санкций, удержание постоянных клиентов, работа с корпоративными клиентами, ведение финансово-экономической деятельности.

В подчинении: уборщица помещений
Сеть розничных магазинов - продукты питания.

-прием и передача сообщений по каналам связи (факс, e-mail и .д.);
-обеспечение канцелярскими принадлежностями, -создание условий, способствующих эффективной работе руководителя;
-организация и координация встреч руководителя, разработка наиболее рационального порядка;
-подготовка совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация);
-организация приема посетителей, содействие -оперативности рассмотрения просьб и предложений сотрудников;
-исполнение личных поручений (выбор подарков деловым партнерам, сотрудникам, заказ билетов, бронирование -гостиниц, осуществление визовой поддержки и т.п.);